Sie haben einige Kandidaten in die engere Auswahl gefasst, die Bewerbungsgespräche sind geführt und nun geht es an die konkrete Entscheidung: Wer soll es werden? Eine systematische Nachbereitung der Interviews unterstützt Sie dabei, die richtige Einstellungsentscheidung zu treffen.

Ob das Interview mit dem Bewerber telefonisch oder persönlich, ob von der Personalabteilung, dem Fachvorgesetzen oder vom Team geführt wurde: Jedes Bewerbungsgespräch sollte nachvollziehbar ausgewertet werden. Eine systematische Auswertung mit einer Checkliste ist aus mehreren Gründen erforderlich:

• Vor dem Hintergrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ist jedem Arbeitgeber zu raten, den gesamten Bewerbungsvorgang von der Stellenanzeige über Vorstellungsgespräche bis zum Ablehnungsschreiben zu dokumentieren und zu archivieren. Nur so können Sie später nachweisen, dass es im Auswahlprozess zu keiner Ungleichbehandlung kam.
• Mit einem strukturierten Beurteilungsbogen können Sie anhand der vorgegebenen Kategorien Ihre Eindrücke leichter überprüfen und Fehleinschätzungen eher ausschalten, als wenn Sie Ihre Notizen auf den Bewerbungsunterlagen festhalten. Dies verleitet einerseits zu einem sehr subjektiven Vorgehen: Sie lassen sich von der Präsentation eines Kandidaten leiten und messen ihr zu viel Bedeutung bei –, anstatt die festgelegten objektiven Kriterien der Checkliste zu überprüfen. Zum anderen hat die persönliche Notizensammlung den Nachteil, dass sie nicht für alle am Bewerbungsprozess Beteiligten einsehbar und vergleichbar ist.
• Führen Sie Bewerbungsgespräche mit mehreren Kandidaten oder mehrstufige Interviews mit Bewerbern, können Sie die Fülle der Information mithilfe der Evaluationsbögen besser verarbeiten sowie die festgehaltenen Eindrücke noch einmal prüfen, vergleichen und bewerten.
• An jedem Bewerbungsprozess sind mehrere Personen im Betrieb beteiligt: die vorgesetzte Fach- oder Führungskraft, die Personalabteilung, die Geschäftsführung und möglicherweise das Team. Jeder Beteiligte sollte seine Einschätzung in strukturierter Form in einem Evaluationsbogen abgeben können, sodass am Ende des Prozesses alle Bewertungen zusammenfließen, diskutiert und abgewogen werden können
• In mehrstufigen Bewerbungsprozessen mit zwei oder drei Interviews geschieht es nicht selten, dass Führungskräfte oder Personaler einem potenziellen Mitarbeiter Zusagen machen bzw. bestimmte Arbeitgeberleistungen in Aussicht stellen, zum Beispiel in Bezug auf die Arbeitszeit, Rückmeldefristen oder andere. Diese sollten Sie auf jeden Fall nachhalten (und einhalten) können. Hier steht auch Ihre Zuverlässigkeit als Arbeitgeber auf dem Prüfstand.

Was ein Auswertungsbogen leisten muss

Bewertung in Abstufungen

Ein Beurteilungsbogen sollte nicht nach einem Ja-Nein-Schema arbeiten. Sinnvoller ist es, wenn Sie Ihre Eindrücke in Abstufungen zum Beispiel auf einer Skala von eins bis fünf vornehmen können.

Beispiel: Bei der Frage, ob der Bewerber zum Team passen könnte oder die für die Position notwendige Führungskompetenz besitzt, muss sich der Interviewer zum einen auf die vorliegenden Referenzen verlassen, zum anderen auf seinen persönlichen Eindruck. Der ist aber selten „schwarz“ oder „weiß“. Seine Bewertung liegt irgendwo dazwischen – was auch sinnvoll ist. Voreilige Festlegungen unter Zeitdruck bringen nichts. Vielmehr sind es die am Ende zusammengetragenen Informationen und Eindrücke aller Beteiligten, die ein Bild ergeben und zu einer Entscheidung führen.

Anpassbare Vorlage für die Auswertung von Bewerberinterviews

Ein und der gleiche Auswertungsbogen für alle Kategorien von Stellen und Profilen ist wenig sinnvoll. Um die Auswertung der Bewerberinterviews zeitsparend und effektiv umzusetzen, sollten Sie Muster Evaluationsbögen nutzen, die sich an den Interviewtyp (telefonisch/persönlich oder von HR/Fachkollegen), die Profile der Stelle und den Stand des Bewerbungsverfahrens leicht anpassen lassen. Im Auswertungsbogen sollten individuelle Kategorien und weitere Textfelder unkompliziert erstellt werden können und auch die Bewertungsskala sollte nach oben offen sein.

Die anpassbaren Vorlagen für die schnelle Auswertung von Bewerbergesprächen können Sie oben downloaden.

Beispiele:

• Im ersten Telefoninterview gleichen Sie das Bild des Kandidaten, das durch die schriftliche Bewerbung entstanden ist, mit der Realität ab. Sie sprechen die bisherigen fachlichen Qualifikationen an und gewinnen einen ersten Eindruck von der Persönlichkeit. Sie können aber in der Bewertungsvorlage auch Kriterien ergänzen, die für das Stellenprofil wichtig sind, aber nicht im Anschreiben erwähnt wurden, z. B. Sprachkenntnisse oder die Mobilitätsbereitschaft des Kandidaten.
• Im persönlichen Interview gehen die Interviewer in die Tiefe und fassen nach. Ein Leitfaden für das Interview hilft Personalern und Fachvorgesetzten, das Gespräch gezielt zu führen. Zudem greifen Sie die Eindrücke und Bewertungen aus dem Telefoninterview, die im Evaluationsbogen festgehalten sind, noch einmal auf und passen sie dem Suchprofil an.
  Beispiel: Wenn Sie eine Position für einen Controller besetzen wollen und die Basisanforderungen abgeklärt sind, können Sie die unternehmens- und stellenindividuellen Aspekte ergänzen. Beispielweise ob der Bewerber auch Erfahrung im Erstellen von Kennzahlensystemen hat. Bei einem Kandidaten für eine IT-Funktion enthält Ihr Evaluationsbogen andere Kriterien, z. B. ob der Kandidat Praxis im Produkt Management, mit Scrum oder weiteren Methoden mitbringt.
• Im Peer Interview, das von einem Team-Kollegen oder dem ganzen Team geführt wird, spielt vor allem die soziale Passung eine Rolle. Wie gut passt der Kandidat ins Team? Wie empfinde ich die Feedback-Kultur des Kandidaten? Wie ist seine Kritikfähigkeit? Jeder Beteiligte kann auf einer Skala seine Einschätzungen ankreuzen.

Hilfreiche Stichworte

Neben den entsprechenden Einstufungen auf der Bewertungsskala empfiehlt es sich, herausragende bisherige Erfahrungen oder Leistungen stichwortartig zu notieren. Dies ist insbesondere bei den anschließenden gemeinsamen Beratungen hilfreich, wenn alle beteiligten Personen ihre Eindrücke zu einem Kandidaten einbringen.

Anpassbare Recruiting-Rollen und Zugriffsrechte

Wichtig ist, dass HR die Evaluationsbögen im System hinterlegen kann. Der Personaler bestimmt den Hiring-Manager und beliebig viele weitere Personen, die eine Rolle im Bewerbungsprozess spielen. Sie sollten genau festlegen können, welche Bewerberdaten für wen sichtbar sind und wann die Kollegen automatisch an das Ausfüllen des Bewertungsbogens erinnert werden müssen. Die Erinnerung erfolgt idealerweise vor dem Gespräch, damit der Interviewer sich an dem Auswertungsmuster orientieren kann.

Fazit

Der Evaluationsbogen für Bewerbergespräche sorgt dafür, typische Beurteilungsfehler und Voreingenommenheit zu vermeiden sowie die Fülle der Informationen zu managen. Die Kriterien, die Sie je nach Stellenprofil erweitern können, unterstützen automatisiert alle am Bewerbungsprozess Beteiligten, ihre Eindrücke und Bewertungen zu ordnen und festzuhalten. Auf diese Weise entsteht eine qualitativ abgesicherte Diskussionsgrundlage, die in einem transparenten, nachvollziehbaren Entscheidungsprozess für oder gegen einen Kandidaten mündet.